Wie man eine überzeugende Pressemappe erstellt und erfolgreich einsetzt

Journalisten, die an einer Story arbeiten, haben nicht immer die Gelegenheit, Interviews mit der Geschäftsleitung zu führen oder auf die Antworten der vielbeschäftigten Public Relations Teams zu warten. Eine Pressemappe macht es ihnen einfach, wichtige Informationen wie die Unternehmensgröße, den Standort des Hauptsitzes und das Produktangebot zu finden. Sie enthält zudem visuelle Ressourcen wie Firmenlogos, Produktfotos und Porträts wichtiger Führungskräfte, die sich hervorragend zur visuellen Erläuterung von Artikeln eignen.

Pressemappen bieten Journalisten und in der heutigen Zeit immer häufiger auch Influencern jederzeit verfügbare Ressourcen. Je nach Größe des Unternehmens kann eine einzige umfassende Pressemappe oder gezielte Unterlagen für bestimmte Produkte oder Untermarken erstellt werden.

Inhalt:

• Was ist eine Pressemappe?

• Weshalb eine Pressemappe für jede Art von Unternehmen unverzichtbar ist

• Was sind die wichtigsten Bestandteile einer Pressemappe?

• Die Gestaltung einer ansprechenden Pressemappe

• So erstellst du eine Pressemappe für deine Marke

• So erzielst du den größtmöglichen Erfolg mit deiner Pressemappe

• Tracking der Ergebnisse deiner Pressemappe

• Beispiele von Pressemappen bedeutender Marken

• Wie dir Meltwater PR Solutions bei der Gestaltung einer Pressemappe helfen kann

Was ist eine Pressemappe?

Eine Pressemappe, auch Pressedossier genannt, ist ein digitales Toolkit, das dazu dient, den Medien die Presseberichterstattung über euer Unternehmen zu erleichtern. Dieses Paket enthält alle wichtigen Informationen, die Journalisten für eine Story über euer Unternehmen benötigen. 

In der Vergangenheit waren Pressemappen physische Pakete mit Dokumenten und Bildern. Zu Beginn der Digitalisierung kamen CD-ROMs zum Einsatz, weil Bilddateien in Druckqualität zu groß für die geringe Geschwindigkeit des Internets waren.

Heute sind Pressemappen meist online verfügbar und werden in einem speziell für die Presse gestalteten Bereich der Unternehmenswebsite bereitgestellt. Manche Unternehmen bieten auch Versionen mit Bildern und einer PDF-Datei mit den wichtigsten Informationen zum Herunterladen an – alles in einer einzigen Datei. Unabhängig von ihrem Format ist eine Pressemappe ein zentraler Anlaufpunkt für medienspezifische Ressourcen.

Weshalb eine Pressemappe für jede Art von Eine Pressemappe ist nicht nur hilfreich, sondern ein strategisches Muss für Marken, die Medienpräsenz anstreben. 

Eine Pressemappe rationalisiert einerseits deine PR-Aktivitäten, weil sie den Journalisten umgehend die benötigten Informationen zur Verfügung stellt. Journalisten haben strikte Abgabetermine und arbeiten oft unter Druck. Eine Pressemappe ist daher ihre erste Anlaufstelle für wichtige Unternehmensinformationen und genehmigtes Bildmaterial. Ohne diesen einfachen Zugang zu Informationen und Ressourcen könnten sie eure Marke zugunsten eines Mitbewerbers, der ihnen Arbeit an ihrem Artikel einfacher macht, übergehen.

Darüber hinaus hilft dir eine Pressemappe, deine Story genauer unter Kontrolle zu behalten und den Medien eine einzige Single Source of Truth über eure Marke zur Verfügung zu stellen. Durch die Bereitstellung aktueller Fakten, Zahlen und Bilder, die euer Unternehmen präsentieren sollen, kannst du die Korrektheit und Einheitlichkeit deiner Botschaften einfacher sicherstellen. Wenn Journalisten an anderen Stellen nach Informationen oder Bildern zu deinem Unternehmen suchen müssen, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass die Inhalte veraltet oder schlichtweg unzutreffend sind.

Und schließlich hilft dir eine sorgfältig zusammengestellte Pressemappe, Beziehungen und Glaubwürdigkeit gegenüber den Pressevertretern aufzubauen. Journalisten mögen Marken, die ihre Zeit wertschätzen. Ein rascher Zugriff auf Ressourcen schafft Vertrauen und zeigt, dass euer Unternehmen professionell und medienaffin ist. Diese positive Reputation kann zukünftige Entscheidungen über eine Berichterstattung maßgeblich beeinflussen.

Eine Pressemappe ist mehr als nur eine Zusammenstellung von Ressourcen. Sie fördert positive Medienpräsenz, verschafft eurer Marke Autorität und stärkt die Beziehungen zu Journalisten – entscheidende Vorteile für jedes Unternehmen, das auf sich aufmerksam machen will.

Was sind die wichtigsten Bestandteile einer Pressemappe?

Eure Pressemappe ist ein wichtiger Bezugspunkt für Journalisten und Influencer. Hier ist eine Übersicht über die wichtigsten Bestandteile:

Informationen in einer Pressemappe

• Leitbild: Erläutere, welchen Zweck das Unternehmen verfolgt.
• Unternehmensdaten: Größe (nach Anzahl der Beschäftigten und/oder Umsatz), Standorte des Hauptsitzes und anderer wichtiger Niederlassungen, Länder, in denen das Unternehmen tätig ist.
• Produkte/Dienstleistungen: Klare Beschreibung des Angebots.
• Fachgebiete: Hervorhebung des Fachwissens und der Kompetenzen.
• Marken: Auflistung aller Marken, die unter dem Dach des Unternehmens angesiedelt sind.
• Unternehmensgeschichte: Eine kurze Zeitleiste mit den wichtigsten Meilensteinen.
• Führungsteam: Namen und Positionen der wichtigsten Führungskräfte.
• Kontaktinformationen: Kontaktinformationen für die Medien.
• Social Media: Links zu offiziellen Social Media Profilen.
• Rechtliche und regulatorische Informationen: Hinzufügen, falls von der Branche/dem Markt vorgeschrieben.
• Link zum Pressecenter: Sorge für eine klare Navigation, wenn euer Pressecenter separat eingerichtet ist.

Pressemappe-Resouren

• Bildergalerie: Hochauflösende Bilder von Führungskräften, Standorten/Anlagen, Produkten und relevantem Bildmaterial.
• Logos: Verschiedene Größen/Formate (für Druck und digital) der Unternehmens- und Markenlogos.
• B-Roll Video: Allgemein verwendbare Videoclips, in denen das Unternehmen vorgestellt wird.
• Fallstudien: Präsentation eurer überzeugendsten Erfolgsgeschichten.
• Testimonials: Positive Kommentare von Kunden, Partnern, Medien und Influencern.

Die Gestaltung einer ansprechenden Pressemappe

Eine professionell gestaltete Pressemappe ist nicht nur informativ, sondern vor allem auch benutzerfreundlich. So findest du die richtige Balance:

Setze den Schwerpunkt auf eine klare Zweckbestimmung und verwende ein schlichtes, übersichtliches Design. Wenn du eine Pressemappe zu einem bestimmten Thema oder Projekt erstellst, beschränke dich auf die relevanten Fakten und spezifischen Informationen zu dem Projekt. Stelle die wichtigsten Informationen (vor allem die Kontaktdaten) in den Mittelpunkt und präsentiere sie nach Wichtigkeit und Aktualität. Gestalte eine klare Navigation für die übrigen Inhalte. Denke daran, dass für Journalisten Schnelligkeit und Benutzerfreundlichkeit wichtiger sind als Ästhetik – eine hübsch gestaltete Pressemappe ist nutzlos, wenn die benötigten Informationen in der Eile nur schwer zu finden sind.

Deine Pressemappe muss nahtlos auf Smartphones und Tablets abrufbar sein, denn wenn sie nur auf Desktop-Computern funktioniert, wirst du viele Journalisten vergraulen. Weil Medienschaffende oft unterwegs sind, ist der mobile Zugang entscheidend.

Schlüpfe in die Rolle eines Journalisten, biete an, was sie benötigen, und sorge dafür, dass diese Informationen einfach und schnell zu finden sind.

Investitionen in hochwertiges Bildmaterial sind unerlässlich, vor allem wenn ihr mit Presseberichterstattungen in den Printmedien liebäugelt. Doch auch Online-Medien legen Wert auf hochwertige Bilder. Biete professionell aufgenommene Fotos in druck- und webfähigen Formaten und Qualität an und stelle sicher, dass für jede potenzielle Erwähnung eine Auswahl von Bildern zur Verfügung steht, einschließlich Fotos von Führungskräften, Produkten und Standorten.

Eine wirkungsvolle Pressemappe ebnet euch durch die Unterstützung der Journalisten den Weg in die Medien. Klarheit und Zugänglichkeit sind dabei das A und O.

So erstellst du eine Pressemappe für deine Marke

Die Erstellung einer effektiven Pressemappe ist kein Kunststück. Befolge einfach diese einfachen Schritte und sie ist im Handumdrehen bereit:

1. Plane die Inhalte: Beginne mit einer Aufstellung aller Inhalte, die du in deiner Pressemappe einschließen willst (siehe die Liste der Bestandteile oben). Richte die Inhalte auf eure Zielmedien aus; wer sind die Journalisten und Influencer, die über eure Marke berichten und welche Inhalte werden am wahrscheinlichsten benötigt?
2. Stelle deine Assets zusammen: Verwende eine Tabelle oder ein Projektmanagement-Tool, um festzuhalten, was bereits vorhanden ist und was noch erstellt werden muss (Fallstudien, Bildmaterial usw.). Lege Fristen und Verantwortlichkeiten für die Content Creation fest und vermerke in deinem Projektmanagement-Tool, wo die Inhalte zu finden sind, sobald sie erstellt oder gefunden wurden.
3. Beziehe das Web Development Team frühzeitig mit ein: Dein Web Development Team ist entscheidend für den Erfolg dieses Projekts. Stelle also sicher, dass es frühzeitig mit an Bord ist und die besonderen Anforderungen einer Online-Pressemappe versteht. Denk dabei an die wichtigen Faktoren: Übersichtlichkeit, Zugänglichkeit, Mobilfreundlichkeit und SEO (damit deine Pressemappe leicht zu finden ist, wenn Journalisten in Google nach euch suchen).
4. Sorge dafür, dass sie leicht zu finden ist: Sobald deine Pressemappe online ist, muss sie auf eurer Website leicht zu finden sein. Füge sie nicht nur über einen winzigen Link in der Fußzeile ein (passiert öfter, als man denkt), sondern platziere den Link an einem Ort, an dem ein unter Zeitdruck stehender Journalist sie mühelos finden kann. Rühre die Werbetrommel, sobald deine Pressemappe online ist. Schicke sie per E-Mail an die Journalisten und Influencer, mit denen du bereits zusammenarbeitest, füge einen Link in die E-Mail-Signaturen aller Mitglieder deines PR-Teams ein und schließe sie in allen anderen Presseunterlagen mit ein.

Tipp: Erfahre, wie du einen Online-Presseverteiler erstellst, was über den Erfolg einer PR Kampagne entscheidet und wie du eine Pressemitteilung schreibst.

So erzielst du den größtmöglichen Erfolg mit deiner Pressemappe

Eine Pressemappe ist keine Eintagsfliege, sondern ein kontinuierliches Asset, das die Medienpräsenz fördert. So sorgst du dafür, dass sie eurer Marke den bestmöglichen Dienst erweist:

Aktualisiere sie laufend mit allen neuen Informationen und Inhalten, die für euer Unternehmen wichtig sind. Neue Produkte, Führungswechsel, aktualisierte Unternehmensstatistiken – alle Änderungen, die für das Unternehmen von Bedeutung sind, sollten umgehend in deine Pressemappe einfließen, damit sie stets auf dem neuesten Stand ist.

Damit dies gelingt, muss die Pressemappe in den täglichen Arbeitsablauf der PR- und Kommunikationsabteilung integriert werden. So gerät sie nach ihrer Erstellung nicht in Vergessenheit. Berücksichtige sie bei allen relevanten Kommunikationsmaßnahmen, z. B. beim Media Outreach und bei der Zusammenarbeit mit Influencern. Wenn du Kampagnen und routinemäßige Kommunikationsaktivitäten planst, solltest du stets die Aktualisierung der Pressemappe als Element einplanen.

Tipp: Sehe dir die besten PR Tools an, die dich bei deiner Arbeit unterstützen.

Eine regelmäßig aktualisierte Pressemappe, die tatkräftig beworben wird, ist mehr als nur eine Ressource: Sie ist ein wirkungsvolles Tool zur Optimierung der Medienbeziehungen und zur Generierung positiver Berichterstattung über eure Marke.

Tracking der Ergebnisse deiner Pressemappe

Die Erfolgskontrolle deiner Pressemappe hilft dir, wertvolle Einblicke für Verbesserungen zu gewinnen und weitere Investitionen in die Pressemappe zu rechtfertigen.

Die einfachste Möglichkeit, sich ein klares Bild vom Erfolg einer Pressemappe zu machen, ist die Nutzung von Web-Analysen. Dadurch erfährst du, wie viele Personen die Pressemappe nutzen und welche Ressourcen die größte Aufmerksamkeit der Journalisten auf sich ziehen. So erhältst du eine Vorstellung davon, welche zusätzlichen Inhalte es wert sind, in Zukunft hinzugefügt zu werden.

Alle Daten aus der Analyse deiner Pressemappe können in deine üblichen PR Reports einfließen, damit du den Stakeholdern den Erfolg deines Teams präsentieren kannst.

Beispiele von Pressemappen bedeutender Marken

Werfen wir einen Blick auf einige inspirierende Beispiele von Pressemappen:

Die Pressemappe von Adobe

Wie nicht anders zu erwarten, ist die Pressemappe von Adobe ein großartiges Beispiel für cleveres Design. Alle Informationen, die ein Journalist benötigt, sind in einem einfach zu navigierenden Bereich der Website des Unternehmens zu finden. Neben Fakten, Zahlen und Medien Assets finden sich dort auch die neuesten Pressemitteilungen.

Die Pressemappe von Visa

Die Pressemappe von Visa zeigt, wie einfach es ist, als globales Unternehmen mit unterschiedlichen Medieninformationen für die verschiedenen Märkte Journalisten auf die richtigen Informationen zu verweisen. Die Seite enthält eine Fülle nützlicher Informationen und Ressourcen und ein simples, gut sichtbares Dropdown-Menü macht es einfach, den richtigen Medienkontakt für die jeweilige Region zu finden.

Die Pressemappe von Lego

Auch die Pressemappe von Lego ist äußerst schlicht gehalten und enthält praktisch alle wichtigen Informationen für Journalisten auf einer einzigen Seite mit klaren Links zu weiteren Ressourcen. Dies verdeutlicht, dass eine Pressemappe nicht allzu umfangreich sein sollte - halte sie einfach und mache alles leicht auffindbar.

Wie dir Meltwater PR Solutions bei der Gestaltung einer Pressemappe helfen kann

Die Meltwater Suite umfasst eine Reihe von PR- und Social Media-Tools, die dich bei der Erstellung einer erfolgreichen Pressemappe unterstützen. Unsere Media Intelligence Suite und unsere Social Listening Suite sorgen dafür, dass du stets über die Berichterstattungen über deine Marke in den klassischen oder sozialen Medien informiert bist und hochkarätige Berichte schnell zur Pressemappe hinzufügen kannst. Außerdem erkennst du damit Presseberichterstattungen, die fehlerhafte Informationen oder veraltete Inhalte enthalten und kannst die Autoren auf deine Pressemappe verweisen.

Unsere Media Relations Suite und Influencer Marketing Suite vereinfachen die Abwicklung von PR-Kampagnen. Deine Pressemappe kann in diese Aktivitäten eingebunden werden, damit deine Kontakte jederzeit Zugang zu den aktuellsten Informationen über deine Marke haben.

Wenn du erfahren möchtest, wie Meltwater dich bei deinen PR-Maßnahmen unterstützen kann, vereinbare noch heute eine persönliche Demo: