Wer im Marketing, der PR oder in der Kommunikation tätig ist, weiß, dass JournalistInnen häufig Hunderte von Medienanfragen pro Woche erhalten – und leider ist nur ein kleiner Teil davon für den abgedeckten Themenbereich, die Publikation oder den PR-Workflow relevant.
Um als die Flut von PR-Spam in den Posteingängen von JournalistInnen zu unterbinden und die weltweiten Datenschutzgesetze wie die DSGVO einzuhalten, hat Meltwater einen Ort geschaffen, an dem JournalistInnen ihre Profile und Daten verwalten können.
In diesem Blog-Beitrag möchten wir euch einen Einblick in den Arbeitsablauf und den Denkprozess eines PR-Managers beim Pitchen einer Story und bei der Beobachtung der Ergebnisse geben. Gleichzeitig nehmen wir die Reaktion eines Journalisten, bzw. einer Journalistin, auf den Erhalt eines Media Pitches und den Entscheidungsprozess bezüglich Ja oder Nein einer Veröffentlichung unter die Lupe:
Was ist ein Journalistenprofil?
Weniger Spam durch gezielte Filterfunktionen
Möglichkeit für JournalistInnen, sich für PR Pitches an- oder abzumelden
Aufbau von nachhaltigen Medienbeziehungen
Weitere Recherche zu einer Story
Überprüfung von Kontaktlisten
Aufbau eines durchsuchbaren Autorenportfolios
Was ist ein Journalistenprofil?
Für JournalistInnen: Wenn du als JournalistIn dir relevantere Pitches von PR- und Kommunikationsverantwortlichen wünschst, ist die Erstellung eines Journalistenprofils auf der Meltwater Plattform ein sinnvoller erster Schritt.
Tausende von JournalistInnen auf der ganzen Welt haben ein solches Profil erstellt, um PR- und Kommunikationsverantwortlichen einen Wink zu geben, welche Art von Nachrichten und Pressemitteilungen sie am meisten interessieren und so unerwünschte Pitches und Press Releases herausfiltern zu können.
In ihrem Profil können JournalistInnen die wichtigsten Informationen festhalten, beispielsweise ihr Ressort und die Publikationen, für die sie schreiben. Weil PR-Profis hauptsächlich anhand dieser Informationen nach JournalistInnen suchen, empfiehlt es sich, das Profil auf dem neuesten Stand zu halten und sicherzustellen, dass es relevante und aktuelle Beispiele von publiziertem Content enthält.
Wenn ein Journalist oder eine Journalistin zu einem anderen Verlag wechselt – was in dieser Branche immer häufiger vorkommt – können die Informationen mühelos aktualisiert werden, damit der Wechsel nahtlos über die Bühne geht.
Weniger Spam durch gezielte Filterfunktionen
Für PR-Profis: Um JournalistInnen eine Story schmackhaft zu machen, müssen PR-Profis zunächst eine Medienliste erstellen.
Diese Listen müssen gut durchdacht und für jeden einzelnen Story Pitch spezifisch zusammengestellt werden. Wenn du deine Listen erstellst, solltest du gezielt nach Kontakten suchen, die momentan über das betreffende Thema schreiben. Einfach nur Kontakte nach Themengebieten auszuwählen, reicht nicht mehr aus.
Die Fluktuation unter JournalistInnen ist unglaublich hoch und viele schreiben für mehrere Ressorts und teilweise sogar für verschiedene Publikationen. PR-Profis sollten also anhand der Stories und Themen, über die JournalistInnen gerade schreiben, nach den idealen Ansprechpartnern suchen. Die Meltwater-eigene Keywordsuche in Kombination mit weiteren Filtern wie Ressort, Funktion und Standort helfen dir, die wichtigsten Kontakte für deinen Story-Pitch zu finden.
Möglichkeit für JournalistInnen, sich für PR Pitches an- oder abzumelden
Für JournalistInnen: Neben der Option, dich von sämtlichen Media-Pitches abzumelden (oder anzumelden), können JournalistInnen sich auch für den Kommunikationsstopp von einem bestimmten Unternehmen, das sie mit irrelevanten Pressemitteilungen überhäuft, entscheiden. Leider ist dies ein allzu häufiges Problem in PR-Unternehmen und diese Funktion hilft JournalistInnen, ausschließlich Nachrichten von PR Managern zu erhalten, die gründlich recherchiert haben, eine relevante Story präsentieren und sich aufrichtig um den Aufbau einer Beziehung bemühen.
Wer möchte, kann sich auch nur für bestimmte Unternehmen anmelden und überfüllten Posteingängen und PR-Spam ein Ende setzen.
In Übereinstimmung mit der DSGVO können JournalistInnen ihre Profile und Daten auf Wunsch vollständig löschen. Kurz und bündig: Mit einem Meltwater Influencer Profil haben JournalistInnen die vollständige Kontrolle über ihre Daten und den Empfang von PR-Pitches.
Aufbau von nachhaltigen Medienbeziehungen
Für PR-Profis: Auch wenn PR-Profis gerade keine Story in petto haben, müssen die Beziehungen zu JournalistInnen gepflegt werden. Der Austausch in den sozialen Medien, beispielsweise durch eine Antwort auf einen Tweet, kann zur Wahrnehmung und Wiedererkennung von Namen und Marken beitragen.
JournalistInnen, die sich an einen Namen erinnern, greifen deren Stories viel eher auf als dann, wenn sie noch nie von jemandem gehört haben.
Jeder Austausch mit JournalistInnen kann auf einer Kontaktkarte in Meltwater festgehalten werden. Hinterlasse Notizen mit allen persönlichen Informationen, die mit dir geteilt werden, beispielsweise eine Handynummer. E-Mail-Konversationen oder Telefongespräche können als solche eingetragen werden. Durch das Hinzufügen von Notizen wird sichergestellt, dass du und alle anderen Mitglieder deines Teams auf dieselben Informationen zugreifen und ihr euch gegenseitig bei Story Pitches helfen könnt.
Weitere Recherche zu einer Story
Für JournalistInnen: Nach dem Erhalt eines Media Pitches von einem PR-Team können JournalistInnen oder RedakteurInnen ihr Meltwater Journalistenprofil nutzen, um weitere Nachforschungen zu einem Thema anzustellen und ihre Kompetenz unter Beweis zu stellen.
JournalistInnen stehen oft vor der schwierigen Aufgabe, ihren LeserInnen eine andere Sichtweise auf eine Story zu vermitteln und vom Blickwinkel, der vielleicht schon von einer Reihe von Publikationen erfasst wurde, abzuweichen. Mit der Funktion „Meine Recherche“ auf der Meltwater Plattform können JournalistInnen herausfinden, was bereits über ein bestimmtes Thema geschrieben wurde.
Eine Durchsicht von Social Media Beiträgen helfen JournalistInnen zudem, Fachexperten ausfindig zu machen, die vielleicht weitere Erkenntnisse und Zitate für ihre Storys liefern können. Durch die Nachforschungen über das Meltwater Journalistenprofil können RedakteurInnen sicherstellen, dass es sich bei ihrer Story um brandaktuelles Lesematerial handelt, das bisher in dieser Form noch nicht veröffentlicht wurde.
Überprüfung von Kontaktlisten
Für PR-Profis: Im Anschluss an die Suche nach passenden Kontakten müssen die JournalistInnen überprüft werden. Lies ihre kürzlich veröffentlichten Artikel und folge ihren Social Media Kanälen, um sicherzustellen, dass ihr Ton und ihre Sichtweisen mit denen eures Unternehmens übereinstimmen. Die sozialen Medien eignen sich hervorragend für das Engagement mit JournalistInnen, ohne ihnen zwangsläufig eine Story anzupreisen. Und noch einmal, weil es so wichtig ist: JournalistInnen, die deinen Namen kennen, werden viel eher auf einen Pitch anspringen als diejenigen, die deinen Namen zum ersten Mal hören.
Speichere die Kontakte nach dieser gründlichen Überprüfung in einer Liste. Die Listennamen sollten mühelos auf die Art der gespeicherten Kontakte schließen lassen, aber füge zusätzlich immer eine Listenbeschreibung hinzu, um weitere Einzelheiten festzuhalten. Wie bereits erwähnt, sollten die Listen für deine Story Pitches gezielt zusammengestellt werden. Mach dir also die Mühe, wenn nötig eine komplett neue Liste zu kreieren.
Aufbau eines durchsuchbaren Autorenportfolios
Für JournalistInnen: Portfolios können bei der Bewerbungen auf eine neue Stelle oder als Referenz für Freelancer mühelos geteilt werden. Ein aktuelles, leicht zugängliches Portfolio ist für alle, die mehr Einfluss gewinnen wollen, unverzichtbar – und mit einem Meltwater-Profil gelingt dies spielend leicht.
Mit einem Journalistenprofil in Meltwater können JournalistInnen den Umfang und die Qualität der eingehenden PR-Pitches kontrollieren und gleichzeitig ein öffentlich zugängliches Portfolio mit einer Auswahl ihrer Texte aufbauen.
Wenn du also im Zuge eurer Media Relations Strategie mit JournalistInnen sprichst, bitte sie um die Angaben ihres Meltwater Profils und der damit verbundenen Informationen.
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Eine Media Relations Strategie nimmt viel Zeit in Anspruch und Beziehungen werden nicht von heute auf morgen geknüpft. Je mehr Überlegungen und Aufwand in den Prozess einfließen, desto wahrscheinlicher wirst du mit den angestrebten Ergebnissen belohnt.
Die Meltwater PR Suite hilft PR-Profis, diesen Ablauf von Anfang bis Ende zu steuern.
