Event Marketing Strategien und Best Practices

Während das Jahr 2020 viele Branchen bis ins Mark erschütterte, war der Veranstaltungssektor derjenige, der die Auswirkungen von Covid-19 am heftigsten zu spüren bekam. Das Event Marketing wurde in den ersten Monaten des Lockdowns so ziemlich auf Eis gelegt, während die Organisatoren ihre Strategien umschmissen, digitalisierten und anpassten, um die Industrie am Leben zu halten.

93% der Veranstaltungsprofis planen, in virtuelle Veranstaltungen zu investieren, was bedeutet, dass sich das Event Marketing stark von dem unterscheiden wird, was es in der Vergangenheit war. Das heißt jedoch nicht, dass es weniger wertvoll sein wird, wenn es darum geht, Marketingexperten dabei zu unterstützen, Beziehungen aufzubauen, Feedback von ihrem Publikum zu erhalten, neue Produkte zu fördern und die Brand Awareness zu steigern. Und mit der richtigen Planung und Strategie werden wir auch im Jahr 2021 einen ROI aus eventbasierten Marketingaktivitäten erzielen. 

In diesem Beitrag gehen wir auf Event Marketing-Tipps ein, um sicherzustellen, dass Sie über das erforderliche Wissen verfügen, um Ihre Event-Werbebemühungen zu optimieren, die Sichtbarkeit in Ihrem Zielmarkt zu erhöhen und mehr Event-basiertes Marketingbudget für das nächste Jahr zu gewinnen.

Event Marketing Ziele festlegen

Bevor du dich für eine Event Marketing-Taktik entscheidest, musst du zuerst die Event Marketingziele festlegen. Deine Ziele sollten mit den Geschäftszielen deiner Organisation verknüpft sein, daher gibt es hier keinen "one size fits all"-Ansatz. Davon abgesehen geben 55% der Event Marketing-Profis die folgenden Ziele am häufigsten für ihre Events an:

• Teilnahme
• Beziehungen aufbauen
• Weiterbildung
• Kundenbindung

Klare Ziele für das Event Marketing zu haben, leitet nicht nur deine Marketing-Taktiken. Deine Ziele bestimmen auch die Art des Events, an dem du teilnehmen solltest. Wie Bizzabo erklärt: "Exklusive VIP-Events können dabei helfen, neue Kunden zu gewinnen, während Thought Leadership und Networking-Events dich unterstützen die Brand Awareness zu steigern, und Preisverleihungen Einnahmen aus Ticketverkäufen und Sponsoren zu generieren". Die Art des Events, das du organisierst, hängt also von dem Ziel ab, das du erreichen willst.

Wie setze ich meine Event Marketing Strategie um?

Am Anfang der Reise steht die Investition ins Event Marketing. Hierbei ist es wichtig, sich zu überlegen wohin das Budget fließen soll. Event Marketing kann teuer sein, aber es gibt verschiedene Wege mit jedem Marketingbudget die richtigen Ziele zu setzen und zu erreichen.

Als Teilnehmer dabei sein

Wenn das Marketingbudget es dir nur erlaubt, dich als regulärer Publikumsteilnehmer zu registrieren, kremple die Ärmel hoch und melde dich für Workshops oder (digitale) Breakout-Sessions an. Nutze deine Zeit weise, indem du an den Workshops teilnimmst, die dir helfen werden, deine eigenen Geschäfts- und Marketing-Herausforderungen zu lösen.

Auch wenn der Zugang 'nur für Teilnehmer' trickreicher ist, kann er dennoch als Ressource genutzt werden, um die Leadgenerierung im Marketing voranzutreiben. Schaue dir die Ausstellerliste an und suche in den Pausen nach potentiellen Kunden und fange an, bei ihnen für dein Produkt/deine Dienstleistung zu werben. Du solltest auch in Betracht ziehen, die Workshops von potentiellen Kunden zu besuchen, mit denen du gerne sprechen möchtest.

Mit Stand vor Ort sein

Stände sind besonders nützlich für Produktdemonstrationen. Wenn ihr also etwas Neues auf den Markt bringt, empfehlen wir euch, diese Option in eure Eventstrategie aufzunehmen. Das Gute an Ständen ist, dass sie den 1:1-Dialog mit den Teilnehmern fördern, so dass dein Verkaufsteam sein Angebot wirklich individuell darstellen kann. Du kannst auch sicherstellen, dass du strategisch mit dem Besucheraufkommen an den Ständen umgehst, indem du vor der Veranstaltung Meetings mit den Besuchern und Verkäufern buchst, was dazu beiträgt, einen organischen Besucherstrom zu erzeugen, da sich die Menschenmengen auf natürliche Weise um die belebten Stände versammeln!

Speaking Slot

Wenn du genug Marketingbudget hast, um in einen Speaking Slot zu investieren, dann tu es! Speaking-Slots helfen dir, dich als Thought Leader zu positionieren. Sie können dir auch helfen, den Publikumsverkehr zu deinem Stand zu lenken, wenn du einen hast. Die meisten Messeveranstalter stellen die Details der Leute zur Verfügung, die deinen Vortrag gesehen haben, daher ist es ein großartiges Marketinginstrument zur Leadgenerierung.

Wie empfehlen dir mit einem Influencer oder Thought Leader deiner Industrie zusammenzuarbeiten. Für wen du dich entscheidest, er muss sowohl sachkundig als auch charismatisch sein. Recherchiere im Vorfeld, indem du dir Videos von früheren Vorträgen ansiehst und eine Suche nach ihrem Namen in deiner Media Intelligence Plattform (mittels einer Journalistendatenbank oder einem Media Monitoring Tool) durchführst. Das wird dir helfen zu verstehen, welche Themen sie in der Vergangenheit präsentiert haben und welche den meisten positiven Buzz erzeugt haben.

Sponsoring der Veranstaltung

Sponsoring-Optionen sind großartige Möglichkeiten, die Brand Awarness zu stärken. Auch dies kann dazu beitragen, deine Marke als Leader zu positionieren. Sponsoring ist leider nicht so gut geeignet, die Anzahl der Leads in die Höhe zu treiben, daher sollte man auch hier schauen, welche Ziele man genau verfolgt.

3 Wege, um PR & Content Marketing für Events einzusetzen

Egal, ob du nur an der Veranstaltung teilnimmst oder ob du auf der Veranstaltung sprichst, es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie du die Gelegenheit in deiner Content-Marketing- und Social-Media-Strategie nutzen kannst. Wir erklären dir, wie Social Media-Posts, Pressemitteilungen und Blogs genutzt werden können, um die Aufmerksamkeit rund um ein Event zu erhöhen, dein Netzwerk zu erweitern und ein Thought Leader zu werden.

• 1. Awareness durch Public Relations steigern

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• 2. Verwende Content Marketing, um das Event zu bewerben

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• 3. Erhöhe dein Engagement durch Social Media

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1. Awareness durch Public Relations steigern

PR ist ein großartiges Mittel um die Sichtbarkeit zu verbessern und die Anzahl der Anmeldung und Standbesuche zu steigern. Eine Pressemitteilung muss je nach Kampagne oder Werbebotschaft angepasst. Das bedeutet, dass sich das Format einer Pressemitteilung zur Produkteinführung von dem einer Eventkampagne unterscheiden wird.

Wenn du eine Pressemitteilung rund um deine Veranstaltung zusammenstellst, behalte deine Ziele im Hinterkopf und richte die Pressemitteilung danach aus, was die Journalisten nach dem Lesen tun sollen. Zum Beispiel:

• Möchtest du, dass sie für deine Veranstaltung bei ihrer Leserschaft werben?
• Möchtest du sie persönlich dazu einladen?
• Möchtest du sie einladen, damit sie über die Veranstaltung berichten und dies an ihr Publikum weitergeben können?

Was nicht funktioniert ist immer die eine alte Pressemitteilung für alle Events zu benutzen. Man sollte mit Begeisterung über das Event sprechen und einen klaren Call-To-Action einbauen.

--> Hier kannst du dir ein kostenloses Template für deine Pressemitteilung herunterladen

Wenn die Pressemitteilung erstellt ist, musst du die für dich relevanten Journalisten identifizien und anfangen diese zu verteilen. Vergiss nicht, die Pressemitteilung auf deiner Webseite zu veröffentlichen, sie über Social Media zu verbreiten und über Newswire Services zu verteilen. Wenn dann die ersten Berichte starten, teile die Artikel auf Social Media und stelle sie auf der Landing Page des Events vor.

2. Verwende Content Marketing, um das Event zu bewerben

An diesem Punkt hast du vielleicht eine Idee, wie du für deine Veranstaltung werben und über die Konferenz berichten möchtest. Aber während einer Veranstaltung, besonders wenn es sich um eine mehrtägige handelt, ist es eine Herausforderung, etwas anderes zu tun, als sich auf das zu konzentrieren, was in der Gegenwart passiert. Dein Marketing-Team wird damit beschäftigt sein, Kontakte zu knüpfen, Sessions zu besuchen, Notizen zu machen, Aussteller-Demos anzuschauen und abends entweder zu Happy Hours oder zum Networking-Dinner zu gehen. Die Teilnahme an einer Konferenz kann sich chaotisch anfühlen, daher ist es am besten, wenn ihr vor der Veranstaltung eine Vorstellung davon habt, wie eure Berichterstattung aussehen soll. Eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass ihr während der Veranstaltung Inhalte erstellen und produzieren könnt, besteht darin, die Zeiten in eurem Kalender im Voraus zu blockieren. Ihr wisst bereits, zu welchen Vorträgen und Präsentationen ihr geht, also stellt sicher, dass ihr genug Zeit habt, um eure Social Media Posts zu erstellen.

Direkt nach der Konferenz könnt ihr z.B. einen Blogpost oder eine Infografik veröffentlichen, in der ihr eure wichtigsten Insights aus den einzelnen Sessions zusammenfasst. Damit erreicht ihr sofort Teilnehmer, die sich im Anschluss an die Konferenz informieren wollen. Vergesst nicht, das richtige Hashtag zu benutzen, um mit den Teilnehmern zu interagieren.

Hier ein paar Ideen für zusätzliche Posts während des Events:

• Veröffentliche kurze Videos in täglichen Twitter-Updates
• Poste Fotos von den Sprechern oder Teilnehmern, welche deine Zielgruppe wiederspiegeln
• Poste Live-Videos auf Facebook, Instagram oder LinkedIn aus den einzelnen Sessions
• Erstelle einen täglichen Blogpost, welcher die Panel zusammenfasst
• Bewerbe deine Teilnahme durch Tweets
• Teile Inhalte von Teilnehmern über das Event auf Twitter, LinkedIn oder Instagram
• Teile Zitate aus den Sessions und vergiss nicht die Sprecher zu markieren

Welche Art von Event-Promotion du auch immer benutzen willst, denke daran, dass die Teilnehmer nicht am Event des Events wegen teilnehmen. Sie sind da wegen der Mehrwerte, die ihnen die Veranstaltung bietet. Schreibe darüber und biete Hintergrundwissen an, statt einfach nur das Event zu beschreiben.

3. Erhöhe dein Engagement durch Social Media

Soziale Medien können in jeder Phase des Event-Marketingprozesses genutzt werden. Es kann zum Beispiel genutzt werden, um die Bekanntheit des Events zu erhöhen (die Facebook- und LinkedIn-Event-Funktionen sind dafür hervorragend geeignet), deine Zielgruppe während des gesamten Events mit Einblicken auf dem Laufenden zu halten und eine Community zu generieren, die die Diskussion weiterführen kann, sobald die (virtuellen) Türen geschlossen sind. Lasst uns die Rolle der sozialen Medien in deiner Event-Marketingstrategie genauer betrachten.

Social Media vor dem Event

Abhängig von der Konferenz kann es möglich sein, vor deiner Ankunft eine Teilnehmerliste mit den dazugehörigen Social Media-Handles zu sehen; sammle sie und stelle sie in Twitter-Listen zusammen. Wenn du gut organisiert bist, kann es später, wenn du vor Ort bist und über die Konferenz berichtest, nützlich sein, Sprecher und Teilnehmer zu trennen, da die Kommunikation dann etwas anders abläuft. Da Instagram nicht die Möglichkeit hat, Listen zu erstellen, folge einfach diesen Usern. Wenn keine Social Media Accounts enthalten sind, identifiziere die Teilnehmer, indem du nachsiehst, wer den Event-Hashtag benutzt und suche die Namen der Sprecher.

Social Media während der Veranstaltung

Die meisten Veranstaltungen haben spezielle Hashtags und es ist eine gute Idee, sie mit Hilfe eines Medienbeobachtungstools zu überwachen, damit ihr an den Gesprächen teilnehmen und euch mit anderen Teilnehmern in Echtzeit verbinden könnt.

Stelle sicher, dass du auch alle Beiträge immer kommentierst und auch jeweils den Hashtag einfügst, damit deine Social Media Accounts zu einem Go-To-Place für die Teilnehmer werden. Nutze Twitter am besten für Live-Updates und LinkedIn für Zusammenfassungen vom Tag. Wir empfehlen, die Beiträge vorher zu planen und während des Events zu veröffentlichen, denn Eventmanagement kann stressig sein.

Um die Reichweite der Beiträge zu erhöhen, solltet ihr andere Partner und Sponsoren markieren, da dies die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass sie eure Inhalte teilen. Wo wir gerade von Reichweite sprechen, Employee Advocacy kann während der Vor-, Zwischen- und Nachbereitungsphase des Events von unschätzbarem Wert sein. Jeder eurer Mitarbeiter hat seine eigenen Communities und Einfluss auf seine Follower. Wenn dies kombiniert wird, ist die Reichweite, von der deine Marke profitieren kann, enorm. Stelle Beiträge über das Event für deine Mitarbeiter zu Verfügung, damit sie diese einfach teilen können.

Social Media nach dem Event

Interagiere nach dem Event mit den Leuten, die den offiziellen Hashtag benutzt oder das Event online erwähnt haben. Warum fragst du sie nicht, ob sie an deinem Vortrag teilgenommen haben? Und wenn sie nicht teilgenommen haben, frag sie, ob sie die Slides haben möchten. So oder so, du baust dein Netzwerk weiter aus und entwickelst eine Community um dich oder deine Marke herum.

Die Analyse des digitalen Fußabdrucks der Veranstaltung in den sozialen Medien kann in Zukunft dazu beitragen, Blogeinträge, Infografiken oder soziale Beiträge zu inspirieren, da dein Team in der Lage sein wird zu sehen, welche Themen die meisten Unterhaltungen generiert haben. Zum Beispiel könnten Marketingspezialisten das Thema mit den meisten Gesprächen als Leitmotiv für die Folgekampagne deines Events wählen.

Richtiges Event Follow-Up = Nachfassen!

Du kannst die beste Promotion der Welt haben, aber das wichtigste bei einem Event ist das Nachfassen der Kontakte. Oft passiert dieses Follow-Up in den Sales Teams. Es gibt jedoch ein paar kleine Tricks, um die Chance im Event Marketing zu verbessern und die Conversions zu steigern.

1. Sei schnell. Untersuchungen zeigen, dass eine Reaktionszeit von 10 Minuten deine Chancen deutlich verbessern. Das ist ein knappes Zeitfenster, aber schaffbar.
   
2. Briefe dein Team. Führe mit deinem Sales-Team eine ausführliche Nachbesprechung und mache klar, was die Leads erwartet haben von dem Event und für was sie sich besonders interessiert haben oder vor welchen Herausforderungen sie stehen. Und wenn du die nötigen Ressourcen hast, richte ein Inbound-Sales-Tea, welches sich nur um die reinkommenden Leads kümmert.
   
3. Höre auf Feedback. Wenn dein Sales-Team sagt, dass der Lead noch nicht so weit ist, dann erstelle Nurturing Kampagnen. Leadnurturing ist der Prozess, der Leads in jeder Phase der Customer Journey die richtigen Inhalte ausspielt und sie so eigenständig durch den Marketing-Funnel schiebt.

Laut einer Untersuchung von Bizzabo's "Event Marketing 2020: Benchmarks and Trends" Report identifizierten 85% der Führungskräfte und Manager physische Events als entscheidend für den Erfolg ihres Unternehmens. Da es unwahrscheinlich ist, dass persönliche Live-Events in den nächsten Monaten stattfinden, planen 93% der Event Marketing-Profis stattdessen in virtuelle Events zu investieren. Abgesehen davon glauben 96% der Event Marketing-Profis nicht, dass virtuelle Events die persönlichen Events vollständig ersetzen werden, also werden wahrscheinlich mehr hybride Events (eine Mischung aus live und virtuell) entstehen, wenn wir uns dem 'New Normal' nähern.

Du hast nun hoffentlich eine bessere Vorstellung davon, welche Möglichkeiten es im Event Marketing und welche Aktivitäten du in deinem Marketing-Mix einsetzen solltest, um Teilnehmer in Leads und Leads in Revenue zu verwandeln. Hast du selber weitere Event-Tipps, dann schreib uns gerne direkt.