Le communiqué de presse est un outil plus que formidable : gratuit et facile d’utilisation, il permet de générer du bruit et de l’intérêt autour de votre marque lorsqu’il est bien fait. Mais celui-ci peut facilement devenir votre pire ennemi : erreur de destinataire, manque d’informations, trop compliqué à lire… C’est votre crédibilité qui est en jeu. Découvrez à travers ce guide les bonnes pratiques et les erreurs à éviter pour rédiger un communiqué de presse efficace.
1. Avant de commencer
Avant de penser à la forme ou au support, vous devez savoir quelle actualité vous voulez communiquer. Cela peut être une nomination, l’annonce d’un nouveau produit, l’ajout d’une fonctionnalité à un software, une invitation à un événement ou une conférence de presse. Ainsi, derrière chaque communiqué de presse il faut vous fixer un objectif précis.
Lorsque vous rédigerez ensuite votre communiqué de presse, il y a plusieurs questions à se poser.
Pour qui j’écris ?
Au-delà du journaliste ciblé, pensez à son audience. Un même message peut avoir différentes cibles, il est donc important d’adapter votre discours en fonction de la cible : consommateurs, partenaires, actionnaires…
Exemple : si vous communiquez sur une nouvelle technologie, vous pouvez vous adresser à :
- Des journalistes spécialisés tech
→ Lectorat visé : vos early adopters
→ Discours adapté : les fonctionnalités et spécificités particulières à votre nouveau produit - Des journalistes généralistes
→Lectorat visé : votre cœur de cible
→ Discours adapté : les avantages directs de ce nouveau produit pour le quotidien du consommateur
De quoi je parle ?
Votre communiqué doit répondre à des questions essentielles comme :
- Qui est concerné par l’actualité ?
- Pourquoi cette actualité a-t-elle lieu ?
- Quand ?
- Où ?
- Comment ?
C’est la fameuse règle des 5W (What / Why / Who / When / Where) !
S’il manque certaines de ces informations, vous compliquerez le travail des journalistes qui sont très pressés et sollicités. C’est un bon moyen de ne pas faire parler de soit.
Pourquoi j’en parle ?
Pourquoi votre actualité est plus importante que toutes les autres ? Les journalistes reçoivent plus de 60 communiqués par jour, le votre doit sortir du lot ! Gardez en tête que vous n’écrivez pas pour vous ni pour votre marque, mais pour les journalistes à qui vous vous adressez.
Pour vous différencier, vous devez avoir une raison claire et identifiable d’écrire. Quelle est votre motivation derrière l’information communiquée ?
Pour déterminer votre « Why » et produire des communiqués plus engageants pour vos lecteurs, retrouvez notre article en deux parties : Storytelling et RP : pour des retombées plus efficaces !
2. Rédiger le contenu de votre communiqué
Introduction du communiqué
Le titre :
Le titre est probablement la partie la plus importante de votre communiqué de presse. Rédigez votre titre en dernier. Une fois le contenu écrit, vous pourrez penser clairement à votre titre et comment il peut refléter le reste du communiqué.
Il doit contenir assez d’informations pour que la personne qui le reçoit comprenne de suite de quoi vous allez parler. Le teasing n’a pas sa place ici ! Les titres prennent généralement la forme : Sujet > Action > Objet de l’actualité.
Par exemple, si vous venez d’acquérir une entreprise alors votre titre pourrait être « XXXX annonce l’acquisition de XXXX ».
Gardez à l’esprit que le titre doit rester bref (pas plus de deux lignes) et attractif. Lorsque votre communiqué de presse sera repris par un média, il sera certainement partagé sur les réseaux sociaux. Alors demandez-vous : si vous voyez le titre de votre communiqué sur votre fil Twitter ou LinkedIn, cliqueriez-vous ?
L’accroche :
Vous devez ici, en une ou deux phrases répondre au 5W énoncés un peu plus haut. Faites au plus simple et concret. Ne cherchez pas à ce stade à rentrer dans les détails.
Corps du communiqué
C’est le moment où vous pouvez commencer à entrer dans le vif du sujet en détaillant votre actualité.
Si nous restons sur l’exemple de l’acquisition d’entreprise, vous pouvez alors décrire ce que faisait l’entreprise et pourquoi il était important pour vous de bénéficier de leur expertise/technologie. De même si vous venez de faire une levée de fond, vous pouvez expliquer votre activité et de quelle façon vous cherchez à vous développer grâce aux fonds récupérés.
La description doit se faire en plusieurs paragraphes qui détaillent chaque question des 5W en rentrant dans les détails. Développez vos idées en écrivant à la troisième personne, comme un article de presse le ferait.
Ajoutez des citations. Incluez des citations de personnalités importantes, comme le PDG de votre entreprise, pour donner leur point de vue sur l’actualité.
Évitez le jargon de votre secteur. Votre communiqué doit être accessible à tous. Définissez les mots les plus complexes lorsque ceux-ci sont indispensables. Si besoin, demandez à une personne externe à votre marché de relire votre contenu.
De même, évitez les superlatifs de type « le meilleur produit » ou « le service numéro 1 ». Vous écrivez une actualité, pas une brochure commerciale !
Enfin, pensez à inclure des liens vers votre site et vers les différents éléments mentionnés dans votre communiqué. Si les journalistes les incluent, cela vous ramènera du trafic et jouera en faveur de votre référencement.
Fin du communiqué
La conclusion :
Vous allez pouvoir rajouter ici des informations complémentaires en quelques mots sur votre entreprise, sa création, son histoire, la personne concernée dans le communiqué de presse, les anciens événements, etc…
Signature et contact :
Qui parle ? Vous devez préciser si ça vient du service presse, du CEO, etc. Profitez de cet espace pour présenter plus en détail votre entreprise et les autres parties prenantes de votre actualité. Et bien sûr vous devez impérativement mettre une encadré avec la/les personnes à contacter pour plus d’informations.
Evidemment, il n’y pas de communiqué type ni de formule magique à suivre. Vous pouvez essayer d’autres façons et expérimentez d’autres styles de rédaction qui correspondent mieux à l’image de votre entreprise.
3. Comment sortir du lot ?
Pour vous démarquer parmi l’avalanche des communiqués envoyés chaque jour, voici quelques astuces qui joueront en votre faveur et faciliteront la vie des journalistes !
1. Insérer un call-to-action
A la fin de votre communiqué, incitez le journaliste et ses lecteurs à passer à l’action. Invitez-les à en savoir plus sur votre entreprise ou sur une information précise en les redirigeant vers votre site. Dirigez-les vers un formulaire d’inscription si vous organisez un événement. Ou encore, suggérez au journaliste de prendre contact avec vous directement, en ajoutant un call-to action de type « Contactez-nous pour en savoir plus », redirigeant vers votre adresse e-mail.
2. Pour les événements, facilitez l’ajout au calendrier
Lorsque vous organisez une conférence de presse, une soirée de lancement ou d’autres événements destinés aux journalistes, simplifiez-leur la vie en leur permettant d’ajouter votre événement à leur calendrier en un clic. Et vous vous assurez ainsi qu’ils ne l’oublieront pas !
Pensez à ajouter l’adresse exacte, la date et l’horaire de l’événement, ainsi qu’une brève description. Retrouvez un tutoriel pour mettre en place ces liens sur Outlook.
3. Ajouter des visuels
Il est plus agréable d’avoir un communiqué bien présenté et illustré par des photos et images. Cela peut être le portrait d’une personne concernée par l’actualité, de votre produit, de votre équipe… De plus, ces images seront potentiellement reprises par les journalistes !
Très bon exemple de l’impact émotionnel que peut apporter une image à votre information. Source : L’Oréal
4. Penser également aux vidéos
Les vidéos sont un moyen encore plus efficace de faire passer votre message. Par exemple, un témoignage de votre PDG permettra d’humaniser votre information.
Pour diffuser vos vidéos, il est recommandé de les héberger sur un site dédié, comme Youtube ou Vimeo. Toutes les messageries ne permettent pas d’intégrer des vidéos directement dans le corps de vos e-mails, c’est le cas de services majeurs comme Gmail et Yahoo!Mail.
Pour être sûr que tous vos destinataires reçoivent votre message, ajoutez plutôt une capture d’écran de votre vidéo, renvoyant vers votre site ou le site où est hébergée la vidéo.
Exemple :
Découvrez en vidéo comment Meltwater permet à l’Université de rester informée de ce qu’il se passe sur son campus et de réagir aux crises.
5. Privilégiez le format texte au PDF
Si vous envoyez un communiqué, faites-le de préférence en format texte, c’est-à-dire directement dans le corps de votre e-mail. Il sera beaucoup plus simple pour le destinataire de sélectionner et copier/coller les phrases dont il aura besoin pour son article. A contrario, un PDF envoyé en pièce jointe est une grosse perte de temps pour le journaliste qui devra le télécharger, ce qui n’est pas forcément pratique s’il est sur son téléphone.
De plus, le format texte permet l’ajout d’éléments HTML et donc de créer des envois bien plus visuels. De nombreuses entreprises ont créé des templates dédiés, qu’elles intègrent à leurs envois via des plateformes de diffusion.
6. Personnalisez vos envois
Les services de diffusion de communiqués de presse les plus avancés, comme la plateforme RP de Meltwater, permettent de personnaliser vos envois en ajoutant de façon automatique le prénom et le nom du destinataire. Bien employée, cette stratégie permet de capter et de retenir l’attention de vos destinataires !
Si vous avez besoin d’inspiration, nous avons réuni pour vous sur notre blog 11 exemples de communiqués de presse efficace.
4. Et après ?
Ciblez vos envois
Vous avez écrit votre communiqué de presse et maintenant une question se pose. À qui l’envoyer ?
Il vous faut dans un premier temps identifier, grâce à une veille sur votre secteur, les médias qui seront les plus aptes à partager vos informations :ceux qui parlent de votre marché, de vos concurrents.
Une fois que vous savez quels médias sont les plus approprié, il vous faut trouver les informations des journalistes et les contacter. Vous pouvez utiliser une plateforme vous permettant d’identifier les journalistes les plus pertinents sur votre industrie, avec toutes les informations dont vous aurez besoin pour les contacter. Ou vous pouvez vous construire votre propre base journalistes à la main. Pour cela, retrouvez notre guide en 7 étapes pour créer votre liste de journalistes !
Gardez en tête que les communiqués de presse que vous enverraient sont avant tout des opportunités de conversation, votre travail ne s’arrêtera pas une fois qu’un journaliste ouvrira votre e-mail ! Pour une stratégie de RP efficace, il vous faudra engager et créer des véritables relations avec vos journalistes et influenceurs.
Hébergez votre communiqué de presse sur votre site
Si ce n’est pas encore le cas, créez sur votre site un espace presse, regroupant tous vos anciens communiqués et vos mentions dans la presse. Ainsi, vos actualités seront accessibles à tous les internautes, et cet espace aura un impact positif sur votre référencement !
Découvrez notre service de relations presse
Toutes les stratégies évoquées dans cet article sont réalisables grâce à notre plateforme de relations presse : de la détection d’influenceurs à la diffusion de vos communiqués. Demandez une démo personnalisée de Meltwater en cliquant ici !
