Selon une enquête menée par PwC, plus de 70% des professionnels des RP pensent que la mesure de l'impact est la partie la plus importante de leur travail (source).
Les relations publiques (RP) sont une pratique essentielle pour toute entreprise, car elle renforce sa notoriété, son image de marque et sa crédibilité. Cependant, la gestion des relations publiques peut être complexe et nécessite des compétences, des ressources et des outils spécifiques.
Dans cet article, nous allons explorer les différents types d'outils RP disponibles sur le marché, leur importance dans les campagnes de relations publiques et comment les utiliser de manière stratégique pour atteindre vos objectifs en matière de RP. Que vous soyez un professionnel des RP chevronné ou débutant, cet article est fait pour vous !
Sommaire :
Outil RP #1 : Apple ou Google News pour faire sa veille
Outil RP #2 : Meltwater Media Monitoring
Outil RP #3 : Zoom, Teams ou Google Meet
Outil RP #4 : Rebtel
Outil RP #5 : Asana
Outil RP #6 : Google Drive ou Dropbox
Outil RP #7 : Focus Keeper
Outil RP #8 : MerciApp
Outil RP #9 : ChatGPT
Outil pour les pros RP : le kit média, communiqué de presse, un CRM
Outil RP #1 : Apple ou Google News pour faire sa veille
Apple News et Google News sont deux plateformes de veille d'actualités en ligne populaires. Chacune offre des avantages et des inconvénients en fonction des besoins et des préférences de l'utilisateur.
Apple News est une application de veille d'actualités développée par Apple pour ses appareils iOS et macOS. L'application propose une sélection personnalisée d'articles de presse provenant de différentes sources en fonction des centres d'intérêt de l'utilisateur. Elle utilise des algorithmes pour suggérer des articles et des publications en fonction de l'historique de lecture de l'utilisateur. L'application propose également des magazines numériques, des émissions de télévision et des podcasts. Cet outil est réputé pour son interface élégante et facile à utiliser, mais l’outil est limité aux utilisateurs d'appareils Apple.
Google News est une application de veille d'actualités disponible sur les appareils iOS et Android ainsi que sur le Web. L'application utilise l'IA (Intelligence Artificielle) pour rassembler et organiser des articles provenant de sources d'actualités à travers le monde. Les articles sont triés en fonction des centres d'intérêt de l'utilisateur, de l'emplacement et de l'historique de lecture. Google News propose également des fonctionnalités telles que des alertes d'actualités et des outils de recherche avancés pour trouver des articles plus spécifiques. Ce logiciel RP est apprécié pour sa grande couverture d'actualités et son intégration avec d'autres produits Google.
Comment choisir ? Si vous souhaitez une interface élégante et facile à utiliser, ainsi que l'intégration avec d'autres produits Apple, optez pour Apple News. Si vous préférez une couverture plus large des actualités et une intégration avec d'autres produits Google, tournez-vous vers Google News.
Pour autant, précisons que les outils gratuits ont souvent des limites importantes pouvant entraver l'efficacité des efforts de relations publiques d'une entreprise. Par exemple :
- Des fonctionnalités limitées
- Des limites de recherche
- Un manque de fiabilité
- Un support client limité
Les logiciels relation presse gratuits peuvent être utiles pour les petites entreprises ou les particuliers qui ont des besoins de relations publiques basiques. Cependant, pour celles ayant des besoins plus complexes, il est souvent recommandé d'investir dans des outils RP payants pour bénéficier de fonctionnalités avancées, d'un support client dédié et de résultats de recherche plus fiables.
Outil RP #2 : Meltwater Media Monitoring pour suivre ses retombées médias et son e-réputation
Meltwater media monitoring est une plateforme de suivi des médias et d’e-réputation conçue pour aider les entreprises à surveiller et à analyser leur couverture médiatique. Ce logiciel de relation presse utilise l'IA pour veiller sur les médias sociaux, les articles de presse, les blogs et autres sources en ligne afin de fournir des analyses et des rapports détaillés.
Cet outil permet de surveiller les mentions de la marque, les concurrents, les tendances de l'industrie et les événements clés en temps réel. La plateforme de relation presse utilise également des algorithmes pour analyser les sentiments des articles et des mentions pour déterminer si les mentions sont positives, négatives ou neutres.
La plateforme propose également des fonctionnalités de reporting automatisé pour les professionnels des relations publiques, les spécialistes du marketing et les équipes de communication. Les utilisateurs peuvent personnaliser les rapports en fonction de leurs besoins et des objectifs de leur entreprise. Les rapports peuvent être exportés en formats tels que PDF, Excel ou Word.
En somme, Meltwater est l’outil le plus complet du marché, car il permet aux entreprises d’avoir un suivi en temps réel sur leur couverture médiatique, d'analyser les tendances et les sentiments, de surveiller les concurrents et les tendances de l'industrie et de générer des rapports personnalisables. C'est une solution utile pour les entreprises souhaitant automatiser et optimiser leurs efforts de surveillance des médias et de l'e-réputation.
Outil RP #3 : Zoom, Teams ou Google Meet pour organiser des réunions virtuelles
Zoom, Teams et Google Meet sont toutes des plateformes de vidéoconférence populaires pour organiser des réunions virtuelles. Chacune de ces plateformes dispose de ses propres particularités, et le choix dépendra des besoins spécifiques de votre société ou de votre équipe.
Voici un aperçu des principales fonctionnalités de chacune de ces plateformes :
- Zoom est une plateforme de vidéoconférence conviviale et facile à utiliser. Cette application est particulièrement adaptée pour les entreprises ayant des équipes distantes ou des participants externes.
- Teams est une application de collaboration et de communication tout-en-un, qui inclut des fonctionnalités de vidéoconférence. Teams est particulièrement adapté pour les entreprises qui utilisent déjà d'autres outils Microsoft, tels que SharePoint et Office 365.
- Google Meet est un outil de vidéoconférence intégré à la suite Google Workspace (anciennement G Suite). Google Meet est particulièrement adapté pour les entreprises qui utilisent déjà d'autres outils Google, tels que Gmail et Google Drive.
Outil RP #4 : Rebtel pour passer des appels internationaux
Rebtel est une application de communication en ligne qui permet de passer des appels internationaux à un coût abordable. Elle offre des appels de qualité supérieure, sans frais cachés ni coûts supplémentaires.
L'application utilise une technologie de voix sur IP (VoIP) pour acheminer les appels via Internet plutôt que par les réseaux téléphoniques traditionnels, ce qui permet de réduire considérablement les coûts des appels internationaux.
En plus, cet outil offre des fonctionnalités de messagerie texte et d'appels vidéo. Les utilisateurs peuvent envoyer des messages texte gratuits à d'autres utilisateurs de l'application, ainsi que passer des appels vidéo en haute qualité.
Outil RP #5 : Asana pour centraliser les to-do lists
Asana est une application de gestion de tâches et de projets qui permet de centraliser les to-do lists et de collaborer plus efficacement en équipe. Elle est utilisée par des entreprises de toutes tailles, des petites start-ups aux grandes entreprises, pour organiser leurs projets et leurs tâches.
Elle permet de créer des projets et des tâches, d'assigner des responsables, de définir des échéances et de suivre l'avancement des projets en temps réel. Les utilisateurs peuvent organiser leurs tâches en différentes sections ou colonnes, telles que "à faire", "en cours" et "terminé", pour faciliter le suivi et la gestion des projets.
La plateforme est également dotée de fonctionnalités de collaboration telles que les commentaires, les mentions, les pièces jointes et les mises à jour en temps réel. Cela permet aux membres de l'équipe de travailler ensemble de manière transparente et d'échanger des idées sur les projets en cours.
Intégrée à de nombreux autres outils, tels que Google Drive, Slack, Dropbox, Microsoft Teams et Zapier, Asana permet de centraliser les informations et de travailler plus efficacement sur votre stratégie RP.
Asana a bénéficié de l'accompagnement de Meltwater pour contrôler son environnement médiatique, en mettant en place plusieurs actions :
- Consolider sa veille médiatique
- Élaborer des stratégies fondées sur une veille concurrentielle en temps réel
- Quantifier et communiquer de manière cohérente les résultats des médias
Outil RP #6 : Google Drive ou Dropbox pour stocker les données
Google Drive et Dropbox sont deux des services de stockage en ligne les plus populaires du marché.
Étroitement intégré avec d'autres services de Google (tels que Google Docs, Google Sheets et Google Slides), Google Drive permet le travail collaboratif.
Dropbox est un autre service populaire de stockage de fichiers en ligne. La version gratuite propose un espace de stockage de 2 Go, qui peut être étendu en souscrivant à des plans payants. Le site permet le partage de fichiers et de dossiers avec des utilisateurs qui n’ont pas de compte Dropbox.
En termes de fonctionnalités, Google Drive est peut-être plus adapté aux utilisateurs de Google Docs, car il permet de créer et d'éditer des documents en ligne de manière transparente. Dropbox est peut-être plus adapté aux utilisateurs qui ont besoin de partager des fichiers avec des personnes qui n'utilisent pas Dropbox. Les deux services offrent une synchronisation automatique des fichiers sur plusieurs appareils, une collaboration en temps réel et une sécurité de haut niveau. À vous choisir !
Outil RP #7 : Focus Keeper pour améliorer la productivité
Focus Keeper est une application mobile conçue pour aider à améliorer la productivité en utilisant la technique Pomodoro.
Cette pratique est censée améliorer la concentration et la productivité en permettant aux utilisateurs de se concentrer sur une tâche spécifique pendant une période définie, puis de se reposer brièvement avant de poursuivre leur travail. À essayer quand on a des difficultés de concentration récurrente !
L'application Focus Keeper permet également de définir des objectifs de travail pour chaque session et de suivre l'avancement des tâches à accomplir. Les utilisateurs peuvent personnaliser la durée de chaque session de travail et de pause pour s'adapter à leur propre flux de travail. Ils peuvent aussi mettre en place un suivi de leur progression au fil du temps et visualiser les tendances de leur travail.
Outil RP #8 : MerciApp pour vérifier l’orthographe
MerciApp est une application de vérification de grammaire et d'orthographe disponible sur iOS. Elle utilise l'intelligence artificielle pour identifier et corriger les fautes d'orthographe et de grammaire dans les textes. Elle offre également des suggestions de synonymes pour améliorer le vocabulaire des utilisateurs.
L'application permet également de vérifier les textes dans différentes langues, y compris l'anglais, le français, l'espagnol, l'italien, l'allemand et le portugais. Elle offre également une fonction de traduction qui permet de traduire des textes dans plus de 100 langues différentes.
MerciApp propose également une fonctionnalité de lecture à haute voix qui permet aux utilisateurs d'écouter leur texte à voix haute pour vérifier la fluidité de la lecture.
Outil RP #9 : ChatGPT pour trouver des idées
ChatGPT est le chatbot d'OpenAI qui répond à toutes vos questions en s'appuyant sur l'intelligence artificielle. Pour l'utiliser, il convient de lui donner un sujet ou un domaine spécifique sur lequel vous souhaitez trouver des idées. L'outil peut aller vous donner des suggestions et des idées pour explorer davantage ce sujet.
En 2023, l'IA représente une opportunité pour les professionnels des relations publiques (RP) qui cherchent à améliorer leur efficacité et leur impact. Voici quelques-unes des opportunités que ces outils représentent :
- Amélioration de la productivité : via l’automatisation de tâches répétitives telles que la rédaction de communiqués de presse, la réponse à des emails ou la planification des événements.
- Analyse des données : aide à l’analyser des données complexes provenant de différentes sources et à identifier des tendances et des opportunités de relations publiques avec des outils de social listening RP. Il vous aide aussi à identifier des sujets clés dans les articles de presse et les médias sociaux.
- Optimisation de la diffusion des contenus : optimiser la diffusion des contenus en suggérant les meilleurs moments pour publier. De plus, grâce à ses algorithmes, ChatGPT vous permet de cibler des audiences spécifiques et d'identifier des médias et journalistes pertinents pour la diffusion de vos contenus.
- Amélioration de l'expérience client : propose un meilleur parcours client en fournissant une assistance en temps réel, en identifiant les tendances et les préférences des consommateurs et en suggérant des produits ou des services adaptés.
- Création de contenus innovants : créer des contenus innovants en générant des idées créatives et en suggérant des phrases d'accroche, des titres ou des angles d'attaque originaux.
Outils pour les pros RP : le kit média, communiqué de presse, un CRM
Pour les professionnels des relations publiques, il existe plusieurs outils utiles pour gérer efficacement son travail. En voici trois :
- Kit média : il s'agit d'un ensemble de documents qui fournissent des informations sur une entreprise, une organisation ou un produit à la presse. Il peut inclure des fichiers de photos, des vidéos, des logos, des communiqués de presse et des informations de contact. Cet outil est utile pour aider les journalistes à comprendre l'entreprise et à rédiger des articles plus précis.
- Communiqué de presse : un document envoyé à la presse pour annoncer une nouvelle, un événement ou une information importante. Il peut être utilisé pour promouvoir une entreprise ou un produit, pour annoncer une nomination ou une récompense, pour partager des résultats financiers, ou pour toute autre information pertinente pour les médias. Les communiqués de presse doivent être rédigés de manière claire et concise et ils doivent inclure des informations de contact pour les journalistes.
- CRM : un CRM, ou Customer Relationship Management, est un outil de gestion de la relation client qui permet aux professionnels des relations publiques de suivre leurs interactions avec les clients, les partenaires et les journalistes. Il peut être utilisé pour stocker des informations sur les contacts, suivre les relations avec les journalistes et les influenceurs, et planifier des activités de relations publiques. Un CRM permet également de suivre les résultats des campagnes de relations publiques et d'analyser les performances pour améliorer les résultats à l'avenir.
En conclusion, les outils RP jouent un rôle crucial dans la réussite des campagnes de relations publiques. Que vous soyez un professionnel des RP en agence, en entreprise ou en freelance, les outils RP peuvent vous aider à gérer efficacement vos tâches quotidiennes, à mesurer l'impact de vos campagnes ainsi qu’à améliorer votre productivité.
Les outils disponibles sur le marché sont nombreux et divers, allant des outils de veille média aux plateformes de gestion de CRM et de kits médias. Il est important de trouver les outils adaptés à vos besoins spécifiques et de les utiliser de manière stratégique pour améliorer vos performances et atteindre vos objectifs en matière de relations publiques. N'oubliez pas que la clé du succès dans les RP est de rester agile, flexible et créatif pour répondre aux besoins changeants de votre public et de votre marché.
Envie d'aller plus loin ? Contactez dès maintenant les équipes Meltwater pour utiliser des outils professionnels dans votre stratégie RP.
